メールと電話の使い分け

メ－ルはビジネスの主要なコミュニケーションに

メ－ルには相手の時間を拘束しないなどの利点があるため、今では電話よりも使われる機会が増えています。

アイ・コミュニケーションのビジネスメール実態調査（2010年版）によると、仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段では、「パソコンでメールする」（95.12%）というのが一番多く、続いて「会う」（82.21％）、「固定電話で電話する」（61.12％）の順となっています。

すでに、メールのコミュニケーションが仕事の中の主たる役割を担っていることは疑いのない事実です。
あなたの1日のコミュニケーションは電話とメールのどちらが多いでしょうか？

メールはたしかに便利なツールですが、メールだけに頼ってしまっては失敗することもあります。
メールの場合は送ったら伝わったつもりになってしまいますが、相手が読まない限り伝わりません。

そのときに、送ったのだから見ていない相手が悪いと責めてしまうことがありますが、それはNGです。
今すぐ相手にみて欲しい時や時間がたっても返事がない場合は、電話などを使って確認をしたほうが良いでしょう。

電話では、声の抑揚やスピード、相手の息遣いまではっきり聞こえます。
そこから伝わる感情も大きいでしょう。

心のこもっている謝罪なのかどうか？
これはメールではなかなか伝わりません。

メールは文字だけの情報しかありません。
一方電話には、聴覚情報も加わります。

また、相手が理解出来ていないと思ったら確認をすることもできます。
一方メールは、文字情報をまとめて伝えるコミュニケーションなので軌道修正がしにくい傾向があります。

だからこそ、その時々によって、使い分けをする必要があります。

場合によってはメ－ルで済ますのではなく、メールを送信後、電話で確認、補足するというのが、確実です。

また、電話で打ち合わせをし、その内容について後からメ－ルで確認する。
このようなリマインダー的な機能に使えるのもメールの利点です。

電話で伝えたことの忘備録として、電話＋メールのまとめを活用してみてください。