送信者名を見直そう

あなたの「送信者名」はどのタイプ？

ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに、「件名」に工夫をする人が増えてきました。

どんな文句を入れれば開封してもらえるだろうか。
日々、多くのビジネスパーソンが試行錯誤しています。

では、「送信者名」はどうでしょうか？

受信箱では「件名」と並んで一緒に表示されるにもかかわらず、あまり気を配っていない人が多いように感じています。

次に挙げる事例は、私の受信箱の中でよく見かける送信者名です。

みなさんに当てはまるものはありませんか？

まずは「Tomoaki Hirano」といった英語表記のもの。

海外とのやりとりが多い場合や、仕事上の理由でそのように設定している場合は別ですが、そうでないならあまり意味がありません。

スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見て誰だか分かりにくいのが難点です。

漢字には、文字の一つひとつに「意味」があります。
その人のお名前と、その人の印象を重ねて記憶していることも多いものです。

そんな日本語の利点を生かすためにも、日本でビジネスをするなら、日本語表記にすることがおすすめですね。

名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。

本文を読めば送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。

最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行……というパターンも考えられます。

送信者名に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。

一体誰と共有しているパソコンなんだろう……？
そう不審に思われてしまうのも無理はありません。

顧客対応を１つのアドレスに絞って行っている企業もありますが、全体的な傾向としては、メールはよりパーソナルなものとして認識されるようになっています。

「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。

ですから、複数人で1台のパソコンを共有する際には、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。
送信者名の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。

では、どのような送信者名を設定すればよいのでしょうか。

会社名や部署名だけでは個人が特定できません。
かといって、個人名だけではどこの誰なのかを伝えることができません。

そこで、企業に所属している人の場合は、「会社名＋部署名＋個人名」とするのが良いでしょう。

会社よりも、個人のイメージが強いため、その方が誰なのか分かってもらいやすいからです。