ビジネスメール実態調査について
日本人のビジネスメール利用実態とその課題を調査した「ビジネスメール実態調査2011（平成23年）」をご紹介します。
- 調査目的
- 仕事におけるメールの利用状況と実態を把握すること
- 実施時期
- 平成23年6月1日から平成23年6月30日
- 調査手法
- パソコンサイト上のアンケートフォームによる選択回答式
- 有効回答数
- 1033
- 調査対象
- 仕事でメールを利用しているすべての人
ビジネスメール実態調査2011（平成23年）の総評
2007年から毎年実施している本調査は2011年で5年目を迎えました。2010年から引き続き、仕事上の主なコミュニケーション手段は1位が「メールを送る」（98.55%）となり、仕事でのコミュニケーションはメールなしには成立しないことが伺えます。2011年の調査では「facebookに書き込む」（16.17%）や「Twitterに書き込む」（12.10%）は、一部のビジネスシーンではコミュニーション手段として使われていることがわかりました。同様に、「スマートフォン（iPhoneなど）」でメールをチェックしている人が21.39%となり、時代を反映する結果となりました。
ビジネスメールの送信通数は、1日に「1～5通」（36.79%）と「6～10通」（28.07%）の合計が64.86%です。一方で、受信通数は1日に「1～9通」（30.91%）と「10～19通」（22.19%）の合計が53.10%となり過半数を占めています。受信数増加の理由は、情報共有のためのCCやBCCの乱用、不要なメーリングリストやメルマガの登録が考えられます。
ビジネスメールの返信はいつまでに欲しいかの問いに対して「24時間（1日）以内」（50.15%）が圧倒的に多く、ビジネスメールの返事は「24時間（1日）以内」（28.65%）にしている人の合計が91.48%になりました。頻繁にメールを確認して24時間以内に返事をすることが習慣化しているといえます。
ビジネスメールを1通書く平均時間については、5分以内の合計が51.21%となり半数を超えています。しかしながら1通のメールを書くのに平均で「10分」（29.24%）という人もおり、毎日10通書くとするならば100分。業務効率は決して良いとはいえないでしょう。なかには、1通30分以上かけている人も4.45%います。
送信者への質問として、自分のメールに不安を持った経験については「よくある」（11.23%）と「たまにある」（60.21%）の合計が71.44%で、7割以上の人が自分の送るメールに対して何らかの不安を感じていることがわかりました。メールを送って失敗した経験では、「よくある」（2.42%）と「たまにある」（49.85%）の合計が52.27%で、過半数の人が実際に失敗をしています。失敗した内容は、「添付ファイルの付け忘れ」（65.00%）、「誤字や脱字」（54.26%）、「文章が曖昧」（27.22%）の3項目が上位を占めています。
受信者への質問として、受け取ったメールの中に失敗を見つけた経験では、「よくある」（13.84%）と「たまにある」（67.76%）の計が81.60%で、8割以上の人が受け取ったメールの中にある失敗に気づいています。受け取ったメールの中に見つけた具体的な失敗内容は「誤字や脱字」（60.97%）、「添付ファイルの付け忘れ」（56.11%）、「文章が曖昧」（35.23%）となっています。この上位3項目は自分の失敗経験とほぼ一致しており、送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえます。
しかし、受信者が不快に感じた内容を聞いてみたところ、「文章が失礼」（55.81%）、「文章が曖昧」（38.48%）、「文章が冷たい」（29.39%）の3項目が上位を占めました。失敗の発見と比べても項目の並び順が大きく異なることがわかります。相手の失敗が直ちに不快感につながるのではなく、文章や仕事ぶり、マナーなど人によって感じ方の違う感情的な項目が不快感を誘発することがわかります。
仕事の主要ツールであるにも関わらず、2011年も依然として企業ではメール教育がまったく実施されていません。（実施割合9.20%）今回の調査結果では、トラブルの種を多量にはらんだメールが量産されているという事実が浮き彫りになりました。メール教育がなされていないことは、コミュニケーション不一致から端を発した人間関係の悪化、業務効率の低下、人件費の高騰、機会損失につながり、企業経営を圧迫する要因になりかねないといえます。
回答者属性
| 性別 | 人数 | % |
|---|---|---|
| 男性 | 744 | 72.02% |
| 女性 | 286 | 27.69% |
| 未選択 | 3 | 0.29% |
| 合計 | 1,033 | 100.00% |
| 年齢 | 人数 | % |
|---|---|---|
| 20～24歳 | 11 | 1.06% |
| 25～29歳 | 65 | 6.29% |
| 30～34歳 | 115 | 11.13% |
| 35～39歳 | 205 | 19.85% |
| 40～44歳 | 216 | 20.91% |
| 45～49歳 | 196 | 18.97% |
| 50～54歳 | 115 | 11.13% |
| 55～59歳 | 50 | 4.84% |
| 60～64歳 | 34 | 3.29% |
| 65～69歳 | 8 | 0.77% |
| 70歳以上 | 7 | 0.68% |
| 未選択 | 11 | 1.06% |
| 合計 | 1,033 | 100.00% |
| 所属する企業団体の規模 | 人数 | % |
|---|---|---|
| 1000名以上 | 204 | 19.75% |
| 501名～1000名 | 80 | 7.74% |
| 201名～500名 | 71 | 6.87% |
| 51名～200名 | 136 | 13.17% |
| 20名～50名 | 74 | 7.16% |
| 6～19名 | 101 | 9.78% |
| 1～5名 | 155 | 15.00% |
| 未選択 | 212 | 20.52% |
| 合計 | 1,033 | 100.00% |
| 業種 | 人数 | % |
|---|---|---|
| 製造業 | 172 | 16.65% |
| IT関係 | 146 | 14.13% |
| サービス業 | 140 | 13.55% |
| 商社・卸売業 | 48 | 4.65% |
| 教育 | 38 | 3.68% |
| 出版・マスコミ | 28 | 2.71% |
| 小売業 | 27 | 2.61% |
| 自営業 | 26 | 2.52% |
| 建設業 | 23 | 2.23% |
| 金融業 | 21 | 2.03% |
| 団体・組合 | 20 | 1.94% |
| 医療機関 | 19 | 1.84% |
| 不動産業 | 13 | 1.26% |
| 運輸 | 12 | 1.16% |
| 通信 | 10 | 0.97% |
| 食品・飲料 | 8 | 0.77% |
| 農林・水産業 | 4 | 0.39% |
| その他 | 64 | 6.20% |
| 未選択 | 214 | 20.72% |
| 合計 | 1,033 | 100.00% |
ビジネスメールの現状
調査データ集
- ビジネスメールの現状
- 7秒アンケート
- 部下や後輩へのビジネスメール指導に自信がありますか？
- メールを返信するとき件名につく「Re：」の文字。あなたは何と読む？
- メールに書くのに迷ってメール文例集を参考にしたことがある
- 件名に【重要】と書くのは効果的だ
- メールを受け取って「失礼だ」と思ったことがある
- ビジネスメールで「転送」のつもりが「返信」をしてしまったことがある
- ビジネスメールで役職に「○○部長様・各位殿」などの二重敬称を使ってしまったことがありますか？
- メールなどの文章力が低下していると感じますか？
- あなたの会社の署名は統一されていますか？
- 仕事のメールをパソコン以外でも確認していますか？
- ビジネスメールでTo（宛先）欄に「様」がなかったら？
- ビジネスメールに顔文字はあり？(^-^) (；_；) m(_ _)m
- 退職の挨拶をメールで受け取ったら？
- 年賀状をメールで送ることは許せますか？
- ビジネスメールの返事はいつまで待てますか？
