社員のビジネスメールのスキル、大丈夫ですか？

ビジネスメールのトラブルではこんな事件がありました

メールの大きなトラブルはどのくらいあるのか？
それを調べるために検索をしてみました。たった5分調べただけで、驚くほどたくさんのビジネスメールによるトラブル（情報漏洩、誤送信など）が起こっていることがわかります。

2011年8月1日

市が委託のNPO法人がメール転送ミス

2011年7月25日

大学がメール誤送信で資料請求者のアドレス流出

2011年7月19日

市が委託のNPO法人が氏名、アドレス87件誤送信

2011年7月18日

メルマガ誤送信で特定ドメインの読者のアドレス流出

2011年6月30日

県と市が落選者5365人に当選メール誤送信

2011年6月17日

クーポンサイトがメール誤送信で会員のアドレス500件流出

2011年6月3日

協会事務局が誤送信で関係者のアドレス151件流出

2011年5月31日

機構がメール誤送信で関係企業担当者のアドレス流出

2011年5月17日

県の委託先がメール誤送信、アドレス484件を流出

2011年4月28日

証券会社がメール誤送信で顧客のアドレス1785件を流出

2011年4月20日

税理士法人がメール誤送信で関係者のアドレス443件流出

2011年4月4日

外務省がメルマガ誤配信で読者のアドレス986件流出

2011年4月1日

レストランがメルマガ誤送信で顧客のアドレス368件流出

「BCCで送るべきものをCCで送ってしまった」このようなトラブルが未だに起こり続けています。
この背景にはメールの教育がなされていない、ルールを理解していない、重要性を認識していない、などの理由が考えられます。

それでは、ビジネスメール実態はどのようになっているのでしょう。

社員は、ビジネスメールに不安を感じていないのでしょうか？

• 7割以上の人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いている
  →しかし、メールについては明確なルールや基準がなく、教育指導もおこなわれていないことから、自己流メールや社風特有のメールに不安を持っている可能性があります。学生時代のプライベートメールとビジネスメールは全く違うものです。
• 過半数以上が自分はメールで失敗しているという自覚を持っている
  →しかし、自分の失敗や間違いに気付いていない人は、自分は正しいと思っているメールで知らぬ間にトラブルを生み出しているかもしれません。
• 失敗を指摘されれば、改善できるが正しいメールが分からない
  →しかし、失敗を指摘されたことのある人は3割しかいません。残りの7割は指摘をされたことがありません。
• 8割以上の人が受け取ったメールの失敗に気づいている
  →しかし、7割近い人が指摘をしていません。指摘をするまでもないとの考えもあるでしょうし、指摘をすることで角を立てたくないという心理もあるようです。同じ職場であっても簡単には指摘できない風潮があります。
• 過半数近い人が受け取ったメールに何らかの不快を感じたことがある
  →しかし、8割近い人が、その不快を相手に指摘をしません。

メールは、主に1対1の閉じられた空間で利用するため、相手の失敗や不快を指摘しにくく、問題が発覚しにくいという傾向があります。

実際に、送信者が自覚している失敗は、添付ファイルの付け忘れ、誤字や脱字、文章が曖昧、メールの返信が遅い、メールの返信を忘れた、言葉遣い、文章が冷たい、宛先（メールアドレス）間違い、添付ファイルの容量が大きい、文章が失礼、の順です。

機能に関する項目や、ちょっと注意をしたら防げるようなケアレスミスが上位を占める傾向にあります。

しかし、受信者が感じている不快は、文章が失礼、文章が曖昧、文章が冷たい、言葉遣い、ビジネスマナーがなっていない、誤字や脱字、メールの返信が遅い、添付ファイルの容量が大きい、名前の誤字、開封確認要求の設定、の順です。

機能的なミスよりは、文章や仕事ぶり、マナーなどに関わる項目が不快感を誘発することが分かります。

メールに関する不安を解消し、失敗を防ぐには、メールの基本的なルールやマナー、書き方や送り方を学ぶことはもちろんのこと、受信者が不快に感じるポイントを把握したメールを書けるようにならなければなりません。

答えられないものが一つでもあったら……。
もしくは、曖昧な回答をしていたら……。

それは大きなトラブルの種をはらんでいるかもしれません。

ビジネスメールの教育・社員研修に取り組む会社が少ない現状

新入社員に「挨拶」「電話」「名刺交換」などの社員研修を実施する企業はとても多いです。しかし、「ビジネスメール」を社員研修に取り入れている企業は9.2％です（ビジネスメール実態調査2011より）。

仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メールを送る」（98.55%）が一番多く、「電話をする」（92.74%）、「会う」（88.00%）と続いています。

メールは最も頻繁に使われているにもかかわらず、教育がなされていないのは不思議としか言いようがありません。

「ビジネスメール」を社員研修に取り入れていたとしても、メールソフトの使い方や、ビジネスマナーの一部として説明するレベル。
かける時間も15分〜30分程度で、とてもメール教育がおこなわれているとは言えないのが現状です。

そのため、急な連絡なのにメールで送ったり、メールで謝罪をして事態を悪化させたり、失礼なメールを送ってお客さまからお叱りをいただいたりと、メールをきっかけにトラブルを引き起こしている人が増えています。

コミュニケーションには「伝える」と「伝わる」という2つの状態があります。
しかし、これらは似て非なるものです。

「伝えた」としても「伝わった」ことにはならないのです。メールを送った瞬間に相手に届き伝わったということにはなりません。メールを送っただけで「伝えた」と勘違いしてしまうのは、メールの特性を理解していないからです。メールを送ったら、コミュニケーションが取れている、メールを送ったら自分の仕事は完了した。そのような誤解を生まないためにも、きちんとしたメール教育が必要なのです。

メールによるコミュニケーションでミスをする前に、メールを学んでみませんか？

まずは、本研修プログラムを作った平野友朗について紹介させてください。

ビジネスメールマナー推進協議会 会長 平野友朗のご紹介

多くの著作を執筆している代表の平野友朗ですが、これまでビジネスメール関連のものを8冊出版しています。この著作点数は、ビジネスメール関連の著作をもつ他の著者と比較しても随一といえます。

「ビジネスメールの常識・非常識」（日経BP社）
「ビジネスメールを武器にする方法40」（講談社）
「これですっきり！ビジネスメールのトラブル解消」（日本経済新聞出版社）
「ビジネスメール・文書の基本講座」（成美堂出版）
「仕事がぐんぐんパワーアップ ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます」（技術評論社）
「誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方」（あさ出版）
「コストゼロで人脈と売上を増やす仕事の仕組み−相手の本音を引き出すビジネスメール力−」（ビジネス社）
「あなたの仕事が劇的に変わるメール術」（ビジネス社）

連載実績も多数あります

・日本生産性新聞（2010年コラム連載）
・読売新聞（2011年8月コラム連載）
・日経BP社PCOnline「美人研究員は見た！ビジネスメール事件簿」（2010年4月〜毎週1回コラム連載）
・スタッフアドバイザー（全6回コラム連載）
他、多数

ビジネスメールの取材はほとんど弊社に集中しています。メディアの方が納得する調査データの保有や、ビジネスメール教育の専門企業であること、そして古くからこの事業に取り組んでいることが評価されているようです。

日本経済新聞、日経産業新聞、朝日新聞、東京新聞、読売新聞、プレジデント、日経ビジネスAssocie、日経WOMAN、日経キャリアmagazine、日経トップリーダー、MORE、R25、L25、日本テレビ、J-WAVEなど、のべ200媒体以上に掲載されました。

必要性を感じ、社員研修を導入した企業の改善例

代表的な部署の担当者を5名選定。どのようなメールの活用をしているかヒアリングをしました。

その結果、「社内ルールが整備されていない」ことが分かったのです。
部署によって、送るメールのルールが異なる、そのためコミュニケーションが取りづらくなっていたのです。

担当者さんからメールのサンプルを出してもらいましたが、ひどいものばかり。
中にはHTMLのままのものやタイトルが不適切なものまで、ダメメールのオンパレードです。

しかし裏を返せば、メールが良くなると業務効率が上がる可能性があるのです。

ビジネスメール教育、７つのソリューション

資料請求をご希望の方へ

ビジネスメール研修の資料請求をご希望の皆様のために資料を作成致しました。

以下の資料の内容をご確認の上、フォームから資料請求をよろしくお願い致します。

ビジネスメール実態調査2011のデータを社内でお配りいただくだけで、ビジネスメールに対する取り組みが変わるかも知れません。
また、「はじめてのビジネスメールガイドブック」を新入社員にお配りいただくだけで、今まで以上の効果が期待できるでしょう。

これらの資料は全て無料でご提供しています。
まずは、ダウンロードをして内容をご確認ください。

ご注意

1. ダウンロードできる資料は予告なく変更する場合があります。

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