社員研修を導入した企業の改善例
すでに多くの企業様で「ビジネスメール研修」を導入していただきました。
各企業様にはそれぞれ課題があります。主な課題や解決策をケーススタディとしてご紹介します。
一部上場の某メーカー 人事部様
あるメーカー様から「ビジネスメールの業務の改善について相談したい」と連絡がありました。 担当者さんが感じていたのは、CCやBCCの乱用によりメールの通数が増えていること。その他、言葉には出来ないけれどメールに対するストレスを感じていました。
代表的な部署の担当者を5名選定。どのようなメールの活用をしているかヒアリングをしました。
その結果、「社内ルールが整備されていない」ことが分かったのです。 部署によって、送るメールのルールが異なる、そのためコミュニケーションが取りづらくなっていたのです。
目標は、「社内ルールの統一化。最低限のルール策定」
この目標を達成するためには、共通ルールの作成が必要です。 そのため、多くのメンバーにヒアリングをし、少ない労力で業務効率が最大化できる「5つのルール」を策定。 ただしルールは作っただけでは浸透しません。啓蒙活動が必要なのです。
そこで、社内のイントラネット環境の中にメールに関するコラムを週替わりで掲載。 半年ほどたった段階で浸透度を測定。
その後、部門長のヒアリングを実施、部署ごとの特徴を考えながらカリキュラムを検討。各拠点ごとに、それぞれカスタマイズした講演・社員研修を実施することで現場に根付くように指導しました。
実際の施策
- ヒアリング
- ルール作成
- コラム連載
- 講演研修
一部上場の某商社 労働組合様
ある上場企業の労働組合様から「ビジネスメールの研修について相談したい」と連絡がありました。今まで、ロジカルシンキング、プレゼンテーションなどの研修はやったがその次に続くものとしてメールをやってみたいとのこと。メールについては、多くの方が疑問を持ちながら使っているので、多くの参加者が期待できるとのこと。
担当者さんからメールのサンプルを出してもらいましたが、ひどいものばかり。
中にはHTMLのままのものやタイトルが不適切なものまで、ダメメールのオンパレードです。
しかし裏を返せば、メールが良くなると業務効率が上がる可能性があるのです。
目標は、「メールの重要性を認識し、考えてメールを書けるようにする。」
日々よく書いているメール文書をベースに講義資料を作成。
穴埋め問題やディスカッションを取り入れ参加型の研修としました。
手と頭を動かしてもらう研修であったため、新たな問題点に気づく参加者が続出。
某都銀 人事部様
ある研修会社様から「都銀の50代向けの社員に出向前の研修を実施したいのですが、実は全くメールが使えないんです。メールの教育を一からやってもらえますか？」と連絡がありました。これから出向で企業の役員になるのに、メールが使えないのは問題だと思ったそうです。
メールの教育は全く受けたことがなく、完全に素人状態です。最低限、業務を円滑に進めるための早急な指導が求められました。
目標は、「最低限、一般企業のメールのルールに慣れること」
この目標を達成するためには、今までのメールの知識やプライベートのメールなどのルール、それを一度壊して再構築をする必要があります。実際に、送ったメールがどのように表示されるのか、どのような感情になるのかを説明。課題を与えメールのサンプルを書いてもらい、プロジェクターでスクリーンに投影しました。各人のメールを見て「自分のメールはこんなに変だったんだ」と納得の様子でした。
一般企業に行くためには、メールのスキルは必須ですね。
実際の施策
- ヒアリング
- カリキュラム作成
- 講演研修、メールの添削
某IT企業 総務部様
IT系の企業様であるため、メールは使いこなしている。しかし、ソフトもまちまちでマナー・ルールも統一されていない。知らぬ間に社内で亀裂を生んでいるとのこと。
添付のルール、返信のルール、転送のルールなど統一されたものがなく、各自が好きにやっている状態でした。すでに、「○○さんのメールは嫌い」という声もあり、業務を円滑に進めるための早急なルールの統一化が求められます。
目標は、「最低限、世間一般のルールを知ること」
この目標を達成するためには、世間のルールを説明し、その理由を説明しました。また、メールの効率化がなされていないとの質問があったので、急遽アドバイス内容を追加。複数のメーリングリストが立ち上がっているため、メールの効率的な処理ができていませんでした。そこで、メーリングリストのメール流通量を半分にするためのルールを設定。業務の進行がスムーズになりました。
実際の施策
- ヒアリング
- 講演研修
某メーカー様
大学生気分が抜けないメールを書く恐れがあったため、企業のルールを説明する必要がある。
携帯メール、PCメールの違い。プライベート、ビジネスの違いがまだ明確に分かっていないのでシチュエーションごとに理解させる必要がある。ビジネスメールを見たことがないので、ビジネスメールの実物を見せる必要があった。
目標は、「社会人として必要なメールのマナー・ルールを知ること」
新入社員向けのメール研修を実施。弊社が調査した、よくある不快なメールを元に、ビジネスルールや事例を説明。現場でトラブルになる理由やその対処方法を説明。
はじめのお題では、メールの基本的なやり方すら分からなかった社員が、セミナー終了後には、基礎を完璧にマスター。たった2時間の研修でしたが将来の無駄がなくなってよかったと絶賛。
実際の施策
- ヒアリング
- 講演研修
- メールの添削
